Một trong những cách tốt nhất để hỗ trợ các thành viên BNI của bạn là mời khách đến tham dự Chapter, và có cơ hội được lắng nghe Featured Presentation (Bài thuyết trình doanh nghiệp hiệu quả) của các thành viên. Như vậy, bạn không chỉ giúp diễn giả mà còn giúp những khách mời. Diễn giả không những có cơ hội để phát biểu không chỉ trước các thành viên của Chapter, mà còn là những đối tượng khán giả mới, bao gồm cả khách hàng tiềm năng và đối tác Referral.

Tổng thư ký sẽ biên soạn trước danh sách diễn giả chính sẽ xuất hiện và sẽ được lên lịch ít nhất sáu tuần trước khi buổi họp diễn ra. Đó là khoảng thời gian thích hợp để xác định những khách mời nào sẽ có thể nhìn thấy và rút ra được nhiều giá trị nhất từ những bài thuyết trình này. Đây cũng là cơ hội tuyệt vời cho khách mời của chúng ta có cơ hội trải nghiệm một cuộc họp BNI thật sự là như thế nào và từ đó sẽ xem xét đến việc nộp đơn xin làm thành viên chính thức. Đây là một chiến lược có lợi cho cả đôi bên, dành cho diễn giả cũng như các khách mời Chapter.

Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích để mời khách đến các cuộc họp BNI để xem diễn giả chính và được kết nối với nhau sau buổi họp:

1. Tạo danh sách các khách mời tiềm năng.

Hãy bắt đầu bằng cách lập danh sách những khách mời tiềm năng, những người thật sự quan tâm đến những nội dung mà các diễn giả chia sẻ. Danh sách này có thể bao gồm khách hàng, đối tượng tiềm năng, đối tác referral, bạn bè và các chuyên gia kinh doanh khác trong mạng lưới công việc của bạn.

2. Hãy cá nhân hóa lời mời của bạn.

Bất cứ khi nào bạn gửi lời mời đến với khách mời tiềm năng, hãy chắc chắn rằng bạn cá nhân hóa lời mời đối với họ. Điều này chứng minh rằng bạn đã dành thời gian để tìm hiểu về doanh nghiệp và sở thích, sau đó tùy chỉnh lời mời cho phù hợp cho từng vị khách. Ví dụ, bạn có thể đề cập đến nội dung của bài thuyết trình của diễn giả chính hôm đó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của khách mời. Bạn cũng có thể cân nhắc đưa ra một lời chứng thực ngắn gọn, đề cập đến kinh nghiệm, tính chuyên nghiệp trong công việc, và sự đáng tin cậy của diễn giả.

3. Tạo điều kiện đăng ký thành viên một cách dễ dàng nhất

Bạn nên đính kèm thêm liên kết đăng ký trong mỗi email gửi đến khách mời. Vì điều này sẽ giúp khách mời xác nhận tham dự nhanh chóng và đảm bảo được giữ chỗ trước cuộc họp.

4. Kế hoạch truyền thông sự kiện trên mạng xã hội.

Đẩy mạnh thông tin sự kiện trên các kênh mạng xã hội của bạn. Hãy chắc chắn nội dung truyền thông sẽ bao gồm ngày, giờ, địa điểm và gắn liên kết đăng ký tham gia. Mở rộng phạm vi tiếp cận cho các ngành nghề có thể làm việc với khách hàng quốc tế. Địa phương hóa những ngành nghề mà cần khách hàng đến trực tiếp văn phòng, cửa hàng, studio, hoặc các loại cơ sở dịch vụ khác. 

5. Cập nhật và chăm sóc khách mời của bạn.

Sau khi bạn đã gửi lời mời, hãy chắc chắn sẽ theo dõi và chăm sóc khách mời của bạn để nhắc nhở họ về sự kiện và trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà họ đưa ra. Chuẩn bị trước những nội dung có thể được đề cập trong các cuộc họp dưới hình thức trực tiếp cũng như trực tuyến.

6. Gửi lời cảm ơn đến khách mời của bạn 

Sau khi sự kiện kết thúc, hãy gửi lời cảm ơn chân thành đến khách mời vì đã tham dự. Có nhiều cách để thực hiện điều này như là gọi điện trực tiếp, gửi một email dành riêng cho họ hay đăng thông điệp cảm ơn trên các kênh mạng xã hội. 

Quá trình này sẽ phụ thuộc vào mức độ thân thiết giữa bạn với khách mời. Một tin nhắn gần gũi sẽ phù hợp nếu là bạn bè, nếu đó là khách hàng mới bạn nên sử dụng những phương thức giao tiếp trang trọng hơn.

Sau đây là một số các lời nhắc nhở thêm cho Thành viên BNI khi họ muốn mời diễn giả: 

• Hãy bắt đầu sớm. Bạn thông báo khách mời càng sớm, họ sẽ càng có nhiều thời gian để sắp xếp thời gian tham gia phù hợp với thời gian biểu của họ.
• Hãy nên kiên trì, nhưng cũng cần phải dừng lại đúng lúc. Hãy theo dõi chăm sóc thêm các khách mời chưa xác nhận tham gia. Nếu đến lần thứ 2 mà vẫn không nhận được phản hồi thì hãy chuyển sang những khách mời. 
• Hãy khiến cho những cuộc họp trở nên thật vui vẻ! Một số Chapter sẽ tổ chức các buổi rút thăm hoặc các cuộc thi dành cho người tham gia để khuấy động không khí cuộc họp. 

Nếu làm theo những mẹo trên, bạn không những sẽ thành công hơn trong việc đưa khách mời đến các buổi chia sẻ mà còn để giới thiệu BNI đến với các khách mời. Đây là một phương án tuyệt vời để quảng bá doanh nghiệp của diễn giả, tạo cơ hội giới thiệu và mở ra những cơ hội kinh doanh mới. Thêm vào đó để trân trọng và biết ơn đến các diễn giả vì đã chia sẻ kiến thức và chuyên môn với Chapter BNI của bạn – Cách hoàn hảo để BNI thực hành “Cho là Nhận”. 

(Nguồn: bni.com)

BNI Việt Nam