PHÂN CÔNG DIỄN GIẢ CHAPTER TRONG BNI CONNECT

1. Truy cập mục Chapter > Vận hành

Truy cập mục Chapter > Vận hành > Meeting management (Quản lý buổi họp) > View/Edit Speaker (Xem/Chỉnh sửa diễn giả)

2. Chọn Diễn giả

Chọn Assign Speaker (Phân công diễn giả) > hoàn thành các thông tin trong các ô bên dưới > Chọn Submit (Xác nhận) để xác nhận hoặc Close (đóng) nếu muốn hủy các thay đổi và quay lại màn hình trước.

Lưu ý:

• Chỉ những ngày Chapter của bạn họp mới khả dụng.
• Chọn Diễn giả từ danh sách thả xuống. Tất cả Thành viên đang hoạt động của Chapter sẽ được liệt kê, cùng với Giám đốc Tăng trưởng, Giám đốc Vùng/ Khu vực, Giám đốc Cấp cao, Giám đốc Quốc gia của Chapter.
• Nhập mô tả ngắn về chủ đề sẽ được trình bày. Chủ đề có thể được chỉnh sửa sau để bổ sung thêm chi tiết.
• Sau khi một Diễn giả được thêm vào danh sách, ngày trình bày không thể được sửa đổi. Cần xóa Diễn giả khỏi danh sách rồi thêm một lịch khác thay thế. Vì lý do này, chúng tôi khuyến nghị chỉ nhập lịch Diễn giả cho tối đa 6 tuần sắp tới.

3. Xem lại lịch diễn giả

Sử dụng Enter From Date (Nhập ngày bắt đầu) và View Speaker (Xem diễn giả) để hiển thị danh sách các diễn giả đã được xếp lịch. Danh sách được nhóm theo ngày diễn ra buổi họp, đồng thời hiển thị tên diễn giả, chủ đề và các biểu tượng thao tác khả dụng.

Lưu ý: Thông tin Diễn giả cũng được hiển thị trên trang web của Chapter.

XÁC NHẬN LỊCH DIỄN GIẢ TRONG BNI+

4. Mở lịch Diễn giả trong BNI+

Mở Chapter tương ứng trong BNI+, sau đó đi đến Meeting (Buổi họp) > Speaker (Diễn giả).

5. Sử dụng Planner view (Chế độ xem Lập kế hoạch) để kiểm tra trạng thái xác nhận

Trong Planner View (Chế độ xem Lập kế hoạch), các diễn giả được hiển thị theo ngày diễn ra buổi họp đã được xếp lịch. Chọn What do the icon mean? (Các biểu tượng có ý nghĩa gì?) để mở bảng chú giải trạng thái.

Trạng thái                              Ý nghĩa

Xác nhận                                  Diễn giả đã được đánh dấu là đã xác nhận.

Đã lên kế hoạch                    Diễn giả đã được xếp lịch nhưng chưa xác nhận

Đang chờ xác nhận                Đang chờ diễn giả phản hồi yêu cầu xác nhận phân công

Đã từ chối                              Diễn giả đã từ chối phân công

Bảng chú giải cũng hiển thị một nhóm biểu tượng thứ hai có dấu hoa thị (*). Dấu hoa thị cho biết thông tin diễn giả được nhận từ BNI Connect.

Nhấp vào tên diễn giả và đánh dấu trạng thái ĐÃ XÁC NHẬN. Sau khi được xác nhận, diễn giả sẽ xuất hiện trong Chế độ xem Danh sách.

6. Chuyển sang Chế độ xem Danh sách

Chọn List View (Chế độ xem Danh sách) để kiểm tra danh sách diễn giả và ngày trình bày. Nếu cần xem cả những diễn giả trước đây, hãy chọn Show previous speakers (Hiển thị diễn giả trước đây)

Bên dưới danh sách, hãy tìm ghi chú *Received from BNI Connect (Được nhận từ BNI Connect).

CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Tại sao tên của một Diễn giả có dấu hoa thị?

Dấu hoa thị cho biết đây là thông tin được nhận từ BNI Connect, không phải là một trạng thái Diễn giả riêng biệt. Hãy sử dụng màu sắc và biểu tượng trạng thái để xác định mục này đang ở trạng thái Đã lên kế hoạch, Đã xác nhận, Đang chờ xác nhận hay Đã từ chối.

Tại sao không thể chỉnh sửa một Diễn giả trong BNI+?

Các thông tin được điền từ BNI Connect được quản lý tại nguồn và có thể không chỉnh sửa được trong BNI+. Những trường không được BNI Connect điền vẫn có thể chỉnh sửa.

Một thay đổi trong BNI Connect sẽ xuất hiện trong BNI+ nhanh như thế nào?

Tính năng tích hợp Diễn giả được mô tả là đồng bộ theo lịch định kỳ một giờ một lần. Hãy kiểm tra lại sau khoảng đồng bộ tiếp theo thay vì mong đợi thông tin được cập nhật ngay lập tức.

Tôi vẫn có thể lên kế hoạch Diễn giả trực tiếp trong BNI+ không?

Có. BNI+ vẫn tiếp tục hỗ trợ các tính năng lên kế hoạch Diễn giả hiện có. Tuy nhiên, những Diễn giả này sẽ không được đồng bộ ngược lại BNI Connect.

Danh sách kiểm tra khi xử lý sự cố

• Xác nhận rằng bạn đã chọn đúng Chapter và đúng ngày họp.
• Kiểm tra xem Diễn giả được phân công trong BNI Connect hay được phân công trực tiếp trong BNI+.
• Trong BNI+, kiểm tra dấu hoa thị (*) cho biết dữ liệu có nguồn từ BNI Connect.
• Sử dụng mục “Các biểu tượng có ý nghĩa gì” để xác định trạng thái xác nhận hiện tại.
• Nếu lịch phân công vừa được thay đổi trong BNI Connect, hãy chờ lần đồng bộ theo lịch tiếp theo.
• Nếu một tùy chọn không khả dụng, hãy kiểm tra xem trường đó có nguồn từ BNI Connect hay tùy chọn “Enable Planner Confirmation” đã được cấu hình hay chưa.

Tài liệu tham khảo liên quan: Xem phần Câu hỏi thường gặp về tính năng tích hợp Diễn giả của BNI+ để biết thêm thông tin về thời điểm giới hạn đồng bộ ngày 5 tháng 10, cách xử lý các mục Diễn giả hiện có trong BNI+, cũng như các quy tắc về nguồn dữ liệu và khả năng chỉnh sửa giữa BNI Connect và BNI+.